CZARMA Rozhovor - Lenka Chvojkova

V rámci jarního vydání CZARMA newsletteru přinášíme rozhovor s Lenkou Chvojkovou, finanční NCP z Technologického centra Praha a členkou Předsednictva CZARMA. Lenka, která má dlouholeté zkušenosti s evropskými projekty, je také koordinátorkou finančních témat v rámci CZARMA a stojí za organizací Financí na zámku, populární akce, na kterou se můžete těšit již příští měsíc.

Leni, Ty pracuješ pro Technologické centrum Praha jako finanční NCP, takže radíš českým žadatelům a příjemcům podpory v rámcových programech a zároveň jsi členkou předsednictva CZARMA. Do jaké míry to vnímáš jako výhodu a jaké jsou případné synergické efekty této komplementarity funkcí?

Práce v těchto rolích se dobře doplňuje. Jako NCP řeším finanční otázky evropských programů, zatímco v CZARMA propojuji tuto agendu s národními a operačními programy. To umožňuje nabídnout členům CZARMA komplexní přehled a poradenství pod jednou střechou. Kromě toho mi role v předsednictvu CZARMA umožňuje nahlédnout do řízení jiných institucí, což je pro mě osobně cenná zkušenost a obohacení.

A jak je to časově náročné? Jak se dá práce NCP s volnočasovou aktivitou předsednictví v CZARMA skloubit s rolí maminky tří synů, kteří navštěvují první a druhý stupeň základní školy?

Je to výzva, ale díky podpoře a zájmu mé rodiny se to daří. Večery a volný čas věnuji práci i rodině. Díky tomu, že mě tato práce naplňuje a baví a také díky tomu, že mám skvělé kolegy, vnímám tuto výzvu spíše jako obohacení. Mé syny zajímá, co v práci dělám, a jejich zvědavost a nadšení rozlousknout, co vlastně dělá manažer(ka) ve výzkumu, jsou občas roztomilým zpestřením diskuse u večeře.

Leni, ty jsi vedoucí tematické skupiny finance a v dubnu a tato skupina chystá setkání na zámku. Toto setkání mělo loni velice pozitivní ohlas členské základny a zejména začátečníci a projektoví manažeři, kteří nejsou takovými těmi čistokrevnými finančními manažery, si ho nemohli vynachválit. Proč si myslíš, že se setkání těmto lidem líbilo?

Setkání na zámku umožňuje účastníkům sdílet zkušenosti, rady a nápady. Osobní setkání, která umožňují networking a neformální výměnu názorů při šálku kávy, jsou nenahraditelná a po covidovém období si jich lidé cení ještě více. Atmosféra našich setkání na zámku, obohacená o krásné prostředí, přispívá k příjemnému zážitku z akce. Navíc možnost přímého dialogu s poskytovateli dotací a auditory je pro účastníky neocenitelná, protože jim poskytuje unikátní příležitost získat cenné informace a kontakty pro budoucí spolupráci.

Letošní setkání na zámku se uskuteční v Třešti, a když se posuneme od networkingu k programu, tak ten je rozdělený vlastně do tří oblastí podle typu programu. Ale co se ale všemi těmito oblastmi prolíná, je dvouhodinová sekce, kde jsou diskutovány zkušenosti konkrétních příjemců. Dovedu si představit, že spousta účastníků akce právě tuto část kvituje s povděkem. Mají vůbec příjemci možnost někde jinde sdílet tímto způsobem své pozitivní i negativní zkušenosti s ostatními příjemci a žadateli? Je setkání na zámku v tomto smyslu unikátní?

Existují různé platformy pro sdílení informací, jako je například skupina FINPRA pro evropské granty Horizont Evropa, která se pravidelně schází a udržuje kontakt přes sdílený email, nebo platforma Ronaldo pro operační programy. Pro národní granty v minulosti existovala podobná platforma PES. Nedá se tedy říct, že by nebyly jiné možnosti pro sdílení zkušeností. Setkání na zámku je však unikátní v tom, že všechny toto platformy propojuje a umožňuje tak efektivně sdílet v rámci 2 dní informace z různých oblastí na jednom místě.

Zásadními body toho zámeckého programu jsou novinky v oblasti finančních a administrativních pravidel u národních projektů, u operačních programů a v rámcovém programu horizont Evropa. Pozoruješ tam nějakou linku, jestli se nějaká novinka prolíná napříč všemi programy a dotačními tituly nebo má opravdu každý z těch programů svá výhradní specifika?

Každý program má svá specifika, ale pozorujeme rostoucí úsilí o sjednocování pravidel, což bylo zřetelné i na konferenci a ve společné pozici CZARMA z roku 2023. Osobně mám velikou radost, že tyto snahy jsou reflektovány i v analýzách Technologického centra Praha a diskutovány na nedávno vzniklé platformě Rady pro výzkum, vývoj a inovace pro harmonizaci metodického prostředí poskytování účelové podpory v ČR. I když je to běh na dlouhou trať, je povzbudivé vidět že poskytovatelé spolu diskutují a hledají inspiraci třeba i v evropských programech. Jinak dominantním finančním tématem, které se prolíná napříč všemi programy jsou dle mého názoru dlouhodobě osobní náklady. V praxi se ukazuje, že je velice složité nastavit správné mzdy pro zaměstnance pracující na různých projektech s odlišnými pravidly.

Při auditech se často používá spojení obvyklá praxe, co si pod tím u finančního řízení projektů představit?

Obvyklá praxe ve finančním řízení projektů odkazuje na standardní postupy instituce, například při odměňování výzkumných pracovníků či při výběrových řízeních. V ČR bývá tato praxe často spíš neformální a nedostatečně dokumentovaná, což komplikuje její doložení při auditech.

A jak tedy předejít problémům a doložit běžnou praxi? Třeba směrnicí?

Řešením může být vytvoření jasných směrnic, které definují kroky a postupy včetně detailů, jako jsou například limity pro výběrová řízení či pravidla pro odměňování zaměstnanců. Existence těchto směrnic pomáhá zabezpečit, že postupy jsou transparentní a v souladu s očekáváními auditorů.

Leni, když mluvíme o směrnicích, co nám prosím můžeš říct o nové šabloně směrnice pro osobní náklady? Co tato směrnice, o kterou jsi dlouhou dobu usilovala, a jejíž šablonu již máte hotovou, u mezd řeší a kdo ji může použít?

Šablonu jsme v Technologickém centru Praha připravili jako nového průvodce pro české příjemce pro tvorbu interních pravidel organizace k vyplácení projektových odměn (příplatků) v rámci programu Horizont Evropa. Dokument byl navržen s cílem zefektivnit proces výpočtu způsobilých osobních nákladů v rámci projektového odměňování. Pokud české instituce používající projektové odměňování zhodnotí, že při výpočtu národní referenční sazby již nadále nechtějí počítat průměry z uzavřených let (tzv. fall-back option), ale budou raději vycházet z objektivních čísel stanovených předem vlastní interní směrnicí, mohou využít těchto vzorových pokynů.

A kdybys měla shrnout obsah směrnice v kostce, co je cílem a účelem té směrnice? Jde o to mít objektivně nastavené jednotné mzdy na všech projektech napříč poskytovateli v rámci dané instituce?

Směrnice se zaměřuje na zavedení jednotných pravidel pro projektové příplatky, nikoli na uniformitu výše mezd. Instituce mohou tyto příplatky nastavit například jako procento z nárokových složek mzdy konkrétních zaměstnanců, ale také třeba jako fixní částku. Záleží na preferencích instituce. Klíčové je, aby se tyto příplatky nevztahovaly pouze na projekty Horizont Evropa, ale aby byly aplikovány objektivně a konzistentně i v podobných národních programech. Cílem směrnice je zároveň vytvořit systém, který umožní zaměstnancům získávat příplatky například také na základě jejich role v projektu, oboru či seniority, od juniorů po hlavní řešitele. Hlavním cílem je podpora excelentního výzkumu. Je důležité, aby příplatky reflektovaly tento společný cíl, byli motivační a vypláceny spravedlivě.

Pokud by se tato směrnice úspěšně implementovala, domnívám se, že by mohla značně usnadnit práci projektovým manažerům a ekonomům, kteří jsou zodpovědní za výpočet mzdových nákladů jednotlivých zaměstnanců. Pokud jsem to správně pochopila, směrnice by měla stanovit jasná pravidla pro určení výše příplatků, což by mělo zjednodušit proces určování mzdy na základě pevně stanovených kritérií. Avšak, představuji si, že implementace směrnice by mohla narazit na praktické problémy, zejména pokud uvažujeme o projektech, které již běží a měly by se směrnicí řídit. Jaké by tedy mělo být datum účinnosti této směrnice a jak by se postupovalo v případě projektů, které nemohou zvýšit svůj rozpočet kvůli novým příplatkům? Mohlo by to vést k situaci, kdy by lidé dělající stejnou práci byli odměňováni různě?

Toto je již na širší právní diskusi. Z informací, které zazněly v rámci březnového semináře Technologického centra Praha, se zdá, že pro české poskytovatele jsou přijatelné obě varianty. Začátek aplikace směrnice zároveň se začátkem její účinnosti v průběhu běžících projektů je možný, nicméně je samozřejmě třeba brát v úvahu rozpočtová omezení projektu. Začátek aplikace směrnice pouze pro nové projekty zahájené po začátku účinnosti směrnice je již diskutabilnější. I když se zdá, že většina poskytovatelů s ní nemá problém, například zástupci operačního programu JAK by tuto otázku nejprve rádi prověřili s auditním orgánem. Zdá se, že i zástupci institucí příjemců mají k tomuto tématu odlišené názory a přístupy. V konečném důsledky tedy vždy bude záležet na rozhodnutí dané instituce, jak co nejlépe postupovat v souladu se všemi platnými pravidly i svými potřebami a prioritami.

Co si od směrnice slibuješ? Slibuješ si, že se zmenší chybovost v personálních nákladech komplexně za celou Českou republiku?

Směrnice je alternativou k současnému komplexnímu výpočtu způsobilých osobních nákladů. Cílem je opravdu zjednodušení, předvídatelnost a transparentnost. Toto vše může vést v konečném důsledku ke snížení administrativy i k nižší chybovosti. Neméně důležitým aspektem je také motivační složka, která by měla výzkumníkům zajistit relevantní ohodnocení akceptovatelné poskytovateli. Zároveň je nutné si uvědomit, že využití směrnice je významným strategickým rozhodnutím a může mít své výhody i nevýhody. Je čistě na volbě instituce, zda přinese v porovnání se současným stavem více výhod či nikoliv - a to třeba i s ohledem na již existující zavedené systémy, již existující praxi při vyplácení nenárokových složek mzdy jako jsou např pololetní odměny či vyšší transparentnost. Musím se přiznat, že jsem velice zvědavá, zda se nějaké instituce odhodlají tuto směrnici aplikovat. V obou případech to pro příjemce i poskytovatele bude zajímavá zkušenost, která by mohla být užitečná i pro nastavování pravidel způsobilosti budoucích programů.

Je možné tuto směrnici implementovat na úrovni fakulty, anebo to musí být na úrovni celé instituce jako například celé univerzity?

Z pohledu programu Horizont Evropa není problém směrnici aplikovat na úrovni fakulty. U většiny národních programů je situace podobná, nicméně je vždy třeba zkontrolovat konkrétní zadávací dokumentaci a nebát se diskutovat situaci s relevantními poskytovateli. Myslím, že jsou této diskusi otevřeni. V této souvislosti bych také ráda upozornila, že se nyní pro zjednodušení bavíme o směrnici, nicméně s ohledem na terminologii by možná bylo vhodnější používat pojem vnitřní předpis, norma, manuál či metodický pokyn.

Kdyby někdo chtěl směrnici zkusit implementovat, tak kde najde vámi vytvořenou šablonu, na koho se může obrátit?

Šablona v editovatelném formátu je na webu Horizont Evropa a byla představena 13. března 2024 na semináři nazvaném Novinky v osobních nákladech programu Horizont Evropa. Prezentace i závěry z akce jsou dostupné na webu, nicméně vnoření šablony do interních předpisů instituce je již na individuální iniciativě instituci jako takové. Neexistuje jedno konkrétní kontaktní místo.

Máš ještě nějaké další doporučení pro instituce, které hledají alternativu k příliš komplexnímu výpočtu způsobilých osobních nákladů?

Ano, neváhejte v programu Horizont Evropa prozkoumat i možnost využití jednotkových osobních nákladů. Je to nová možnost, kterou Evropská komise otevírá od 1. května 2024.

Na co dalšího se členové CZARMA mohou těšit? Co pro ně s týmem chystáte?

Aktuálně s kolegy a kolegyněmi pracujeme na přípravě konference CZARMA a tvorbě vzdělávacích modulů. Tématem jednoho vzdělávacího modulu budou i finance. Můžete se tedy těšit na aktivní podzim. Do budoucna plánujeme i kurz účetnictví pro projektové manažery. Ráda bych upozornila i na nově vytvořený sdílený kalendář akcí. Jeho cílem je vytvořit za pomoci všech členek a členů CZARMA komplexní přehled relevantních akcí pro práci českých administrátorů a manažerů ve výzkumu. Neváhejte tedy všichni aktivně využívat a udržet si přehled o dění v naší komunitě. V druhé polovině roku se plánujeme zaměřit na vytváření databází expertů, které by nám všem usnadnily hledání vhodných auditorů, konzultačních společností, daňových poradců či dalších expertů. Těšíme se i na další návrhy a myšlenky, které by mohly přijít od našich členů a členek.