Jaké je být auditorem, jak audit probíhá a co udělat, aby proběhl úspěšně?

Karolino, byla jste Členskou schůzí zvolena čestným členem CZARMA. Ve stanovách se píše, že „Čestné členství se uděluje významným osobnostem za přínos profesi manažer či administrátor ve výzkumu, za rozvoj českého výzkumného prostoru.“ Proč si myslíte, že Vám bylo uděleno a co pro Vás osobně čestné členství v CZARMA znamená? Překvapilo Vás to?

Musím říct, že jsem byla hodně překvapená, a i když si nepotrpím na ocenění, tak musím přiznat, že mě to potěšilo. Ta moje radost souvisí se vzpomínkou na rok 1998, kdy jsem začínala jako externí auditorka pro Evropskou komisi. Právě tehdy jsem si říkala, že musím tady tomu našemu společenství pomoci, abychom byli pro západní země EU rovnocennými partnery. A o to se snažím celý život. Na začátku jsme byli považováni za slabší a zaostalejší zemi, ale ona to přitom nebyla vůbec pravda, protože Česká republika, co se týče účetnictví a manažerského řízení, byla vždycky hodně dobrá, protože jsme měli zkušenosti z velkých infrastrukturních projektů, kdy vše bylo řízeno státem. Již od začátku jsem se snažila Evropské komisi zprostředkovat souvislosti, aby pochopili, že v rámci našeho kulturního kontextu můžeme pravidla chápat odlišně, a že nesrovnalosti například ve vykazování personálních nákladů hned neznamenají snahu podvádět. Již tenkrát jsem auditovala univerzity, výzkumné ústavy a soukromé firmy provádějící výzkum, a až na úplné výjimky, kterých bylo jako šafránu, se nikdo nesnažil podvádět. Naopak každý byl rád, že měl možnost se zapojit do rámcového programu, a byla otázka nějaké doby, než pochopili odlišnost filozofie pro vykazování nákladů. Když se tedy ohlédnu, tak si myslím, že se mi to povedlo, myslím, že opravdu dnes se mohou vědci ze spolupráce v rámcových programech radovat, a ne se bát účetních operací.

Karolino, Vy ale máte vystudovanou stavařinu. Jak se ze stavaře stane auditor?

V tom má prsty taky Evropská komise. V roce 1993 jsem dostala úplně náhodou příležitost vycestovat do Velké Británie v rámci programu Tempus, což byl předchůdce Erasmu. Absolvovala jsem semestr atraktivního programu Young civil engineer, což byla kombinace nejen stavařiny, ale také rozpočetnictví, práva a manažerského řízení. Na studentskou brigádu se mi tam podařilo dostat do jedné municipality, která měla svůj vlastní stavební odbor, kde jsem zjistila, že v Británii se stavby řídí tak, že pojišťovna, která stavbu pojišťuje, pak společně s rozpočtáři a se zhotovitelem rukou společnou a nerozdílnou ručí za dobrý výsledek té stavby. K tomu je potřeba velmi dobrý management, a to se mi velice líbilo, jenže u nás nic takového neexistovalo, a nejpodobnější tomu je v podstatě audit, protože ten si také musíte naplánovat a projektově řídit.

V oblasti auditů projektů pohybujete již 20 let, baví Vás to po těch letech ještě?

Já jsem si v průběhu let, abych se vyhnula jednotvárnosti, přibrala ještě ověřování účetních závěrek účetních jednotek, které nebyly založeny za účelem podnikání. Tzn. hodnotím věrný obraz účetní závěrky u univerzit, výzkumných institucí a u všech možných dalších typů neziskových organizací (např. nadace, OPS, spolky atd.). A moc mě to baví, protože potkávám velmi zajímavé a inspirativní lidi a zajímavé projekty, na kterých mě baví ten sociální přesah, ten následný dopad do společnosti. Když jsem začínala pracovat pro EK, pamatuju si, jak jsem byla nadšená z těch sociálních témat, které podporovali. Tehdy to bylo něco, o čem se tady vůbec nemluvilo. Když se ohlédnu, baví mě na mé práci to, že mám možnost poznat projekty, které podporují společnost.

Většina lidí si auditora představuje jako nepříjemného pána nebo paní v brejličkách, takového zapšklého čmuchala, který musí za každou cenu něco najít. Je to opravdu tak?

Asi to závisí na povaze lidí, ale je pravda, že naše profese přitahuje takové pravé cifršpiony, kteří se soustředí na každý detail, na každou korunu, a dovedou být parádně nepříjemní. Já mám popravdě ale úplně opačný přístup. Dokud nezjistím, že účetní jednotka nepáchá záměrně podvod, tak se snažím chovat normálně.

Musí tedy auditor vždy mít nějaký nález? Stalo se Vám osobně, že byly některé návštěvy bez nálezů?

Snažím se vždycky dívat na východiska, jaká mají obě strany vyváženě, protože vím, že splnit nějaký projekt není vůbec jednoduché. Já jako kontrolor rozhodně nebazíruju na těch úplných detailech, protože mám zájem na tom, aby všichni prosperovali. Když příjemci projektů nebudou prosperovat, tak my kontroloři nebudeme mít žádnou práci. Takže odpověď na Vaši otázku je, že podle mě auditor nemusí mít vždy nějaký nález. Ale je zároveň pravda, že i já potom mám někdy problémy s těmi kontrolory zpráv auditora a musím si svá stanoviska obhajovat před Evropskou komisí, Nejvyšším účetním dvorem či Komorou auditorů ČR. Mrzí mě, že někdy těmto orgánům chybí perspektiva celku a mám pocit, že dříve ji měli. Nelíbí se mi, když kontroloři jsou právě ti nepříjemní cifršpioni. Mám pocit, že dřív EK ten pohled celku měla, protože tam pracovali lidé s velkou praxí. Dnes je tam spousta začínajících mladých lidí bez zkušeností, kteří jsou sice chytří, vzdělaní a motivovaní, ale chybí jim ta životní zkušenost, že i oni by měli přispívat k prosperitě celku.

Co byste poradila projektovým manažerům, které například profese auditora láká? Jak se k takové příležitosti projekty kontrolovat při jejich realizaci a ukončení lze nejelegantněji dostat?

Existují dvě možnosti. Tou první je, že Evropská komise má systém zkoušek, a pokud chcete být jejich zaměstnanec, musíte ty zkoušky složit a ucházet se tam o místo. Pokud zvolíte druhou možnost a chcete pro EK pracovat externě, což byl můj případ, tak se musíte účastnit výběrových řízení na auditora. A ta výběrová řízení jsme tři po sobě jdoucí programová období pro vědu a výzkum vyhráli. V České republice je Komora auditorů, která nabízí systém vzdělávání, a najdete tam přesný popis, jak získat auditorské oprávnění. Má i svůj zákon o Komoře auditorů, kde je to popsáno. Základním předpokladem pro práci auditora je vysokoškolské vzdělání, a když složíte 11 předepsaných zkoušek v limitu třech let, získáte licenci auditora.

Jak tedy takový audit vypadá? Jsem projektový manažer na vysoké škole nebo v soukromém sektoru ve vývoji a ohlásí se nám audit. Jak si to mám představit, že to bude probíhat?

Auditor vám na začátku pošle seznam požadavků, které k tomu auditu bude z vaší strany potřebovat. V průběhu covidové doby se všichni naučili pracovat online, takže auditor pravděpodobně bude chtít od Vás ty doklady nahrát na své uložiště. Dá vám lhůtu, do které to tam musíte nahrát, aby si je auditorský tým mohl projít a připravit si kostru auditorské zprávy, jejíž formát je předepsaný od EK. A když pak auditor přijde provést audit, tak již přijde fyzicky na místo se znalostí těch dokladů, které tam má nahrané. A je potřeba upozornit, že se nejedná pouze o doklady, ale také interní směrnice instituce a další podpůrné dokumenty, které dosvědčí, že účtujete v souladu s vaší běžnou praxí. Jakmile to pak auditor zpracuje, poskytne vám zprávu ve formátu konceptu/draftu, a vy budete mít možnost se k té zprávě vyjádřit. Když s nálezy ve zprávě nebudete souhlasit, tak se zahájí tzv. contradictory procedures, a to už potom rozhoduje EK, jestli vaše námitky uzná či nikoli.

Kdo ty podklady obvykle k auditu na institucích připravuje? Je to projektový manažer nebo komunikujete výhradně s finančními manažery a účetními? Nebo ideálně s oběma? Co je podle Vás dobrá praxe?

Komunikace bohužel probíhá pouze s projektovými manažery, neboť v účtárnách většinou nikdo nemluví anglicky. Ale já bych kladla na srdce projektovým manažerům, aby s tou účtárnou opravdu spolupracovali, aby jen neřekli, já potřebuju nachystat tohle a tohle, ale aby nechali účetní, aby se do toho zadání podívali. Nejčastější chyby v auditech jsou totiž nesoulad toho, co vyjede účtárna, s tím, co projektový manažer nárokoval k proplacení, tedy toho, co zadal do financial statement. Je potřeba myslet na to, že pokud čísla nejsou totožná, musí projektový manažer dodat převodovou tabulku, vysvětlující klíč, jak se z těch čísel z účtárny vyvinuly částky ve financial statement. Vždycky proto radím řešitelům, aby si do excelu nechali vyexportovat veškeré náklady projektu ze svého nákladového střediska a teprve z tohoto dokumentu tvořili financial statement.

Teď si představte situaci, jsem začínající projekťák a hrozně se bojím auditu, co mi poradíte, abych ten strach překonala? Kam byste projektového manažera poslala pro radu?

Poslala bych ho do obchodu pro čokoládu a s čokoládou na účtárnu, aby se tam seznámil.

Firma Interexpert, pro kterou pracujete, nabízí školení Základy účetnictví pro projektové manažery z praktického pohledu jako patnáctihodinový kurz rozdělen do třech bloků. Je toto něco, co byste projektovým manažerům řešící Horizon projekty, doporučila?

Určitě ano, já jsem ten kurz koncipovala podle toho, jak jsem z fakulty stavební kráčela vstříc účetnictví. Mám za to, že jsem se ho naučila „stavařsky“ a projektově, kdy jsem si jej osvojila přes schopnost tvořit struktury. A to, co pomohlo mně, jsem otiskla do kurzu, aby i ten, kdo s účetnictvím nemá vůbec žádnou zkušenost, byl schopen přes logické struktury základní účetní procesy pochopit a základy účetnictví si osvojit. V kurzu nám pomáhají zvířata – vypasený medvěd (představující pasiva, která jsou zdrojem krytí aktiv) chytrá liška (přesně ví, jaká aktiva koupit, aby jednotka prosperovala), hubená koza (náklady, ty chcete mít obvykle co nejnižší) a vypasené prase (výnosy, ty naopak chceme vysoké). Účetnictví se není třeba bát, opravdu to lze názorně vysvětlit a jednoduše pochopit.

Dělala jste audity pro komisi již v 7. rámcovém programu a všechny následující. Projektoví manažeři mají často pocit, že se z hlediska pravidel poskytovatelů dotace točíme v kruhu a nikam se z hlediska zjednodušení významně neposouváme. Jak to vnímáte Vy?

Komise nyní pro menší projekty zavedla Lump sum projekty, které představují zjednodušení, neboť jsou příjemci propláceny náklady paušálem. Přiznám se ale, když jsem viděla i nálezy i ze starých států EU, tak si myslím, že je nereálné, aby EK zavedla zjednodušení u těch větších projektů, protože se tam zaprvé musí zohlednit národní specifika účtování a zadruhé EK moc dobře ví, že to nemůže nechat bez kontroly. A paradoxně země, jako jsme my nebo Polsko, si nedovolí být tak lehkovážní k vykazování nákladů, jak si dovolí například Francie. Na nás je pořád kladen větší kontrolní důraz než na ty staré země EU. A myslím si, že i kdyby byli všichni rádi, aby se to zjednodušilo, tak se to podle mě nestane, protože se jedná už o hodně vysoké finanční prostředky, za které se zase EK zpovídá svým daňovým poplatníkům, že to nelze nechat výhradně na paušály a bez kontroly.

I přesto, co jste řekla, komise vyhlašuje stále více projektů formou LumpSum, u které odpadá povinnost auditů. Znamená to, že budete mít méně práce? Je to podle Vás dobrá cesta? Proč podle Vás komise LumpSum zavedla, myslí si, že tím zázračně klesne chybovost v personálních a jiných nákladech, nebo ona neklesne, protože jen nebude vidět, protože ji nikdo nebude monitorovat a kontrolovat?

Podle mě je to dobrá cesta pro malé měkké projekty. Audit u příjemce, je pro komisi hodně nákladný, protože ten vybudovaný kontrolní systém je robustní. Pokud jsou to tedy miniprojekty, tak ty finance, co by EK vymohla zpátky, jsou oproti nákladům minimální. Proto si EK zřejmě stanovila hladinu, do jaké povolí ty paušály, protože je to efektivní systém a není pro ně drahý. Jinak věřím, že nám práce neubyde, protože ty naše vědecké týmy jsou stále lepší a získávají čím dál větší projekty s větším objemem finančních prostředků, a to mě těší, že už jsme fakt dobří.

Máte zkušenosti s audity tuzemských projektů od tuzemských poskytovatelů?

Ano, všude tam, kde jsou audity povinné, tak s tím máme zkušenosti, např. MPO, bezpečnostní výzkum a další, například Visegrad. Výborně napsané podmínky pro uznatelnost nákladů má TAČR, kde je to jednoznačné a hodně se to podobá EK. Naopak musím říct ze zkušenosti s audity strukturálních fondů, které řídilo MŠMT, že mi bylo projektových manažerů líto, protože čelili příšerným, mnohdy agresivním dopisům ze strany projektových manažerů MŠMT. Vím, že hodně lidí dotáhlo projekty, co měli, a potom změnili zaměstnání a z univerzity odešli, aby se z toho nezbláznili. A to je podle mě škoda, protože se toho v průběhu řešení projektů hodně naučili. Když jsem ty dopisy, co jim chodily na denní bázi, viděla, tak se jim nedivím, taky bych to nechtěla dělat. Podle mě v tomto byla v implementaci strukturálních fondů základní překážka, proč jsme je nemohli využít, jak by se slušelo.

Poskytovatelé často říkají, že nemůžeme očekávat zjednodušení pravidel jako je tomu v komunitárních programech tedy přímo řízených z EK, neboť sama EK nastavuje set nepřekročitelných pravidel pro projekty ze sociálního a rozvojového fondu, které pak za ČR řídí MŠMT, MPO a další subjekty. Jaký je na to váš názor? Není EK zde používáno jako zaklínadlo?

Myslím si, že se na EK velmi často vymlouvají. Kdyby tohle představili například ve Francii, tak by jim stávkovala celá Francie.

Jak narůstají počty projektů v ČR z hlediska auditorské poptávky? Ve wideningu máme dokonce vedoucí pozici v počtu získaných projektů, už se to nějak promítá do žádostí o audity?

Jsem ráda, že se ČR v Horizon Europe daří. Zatím se to moc nepromítá, protože nejčastěji auditujeme až na konci projektu. Ale je pravda, že děláme i to, že když má někdo velký projekt, děláme i dílčí audity. Ono je opravdu dobré, když tam v těch projektech něco nestandardního, se o tom začít bavit dřív než na konci implementace projektu. Nebo když instituce nemá zkušenosti a má první velký projekt, tak je dobré to dělat tou formou dílčích auditů.

Jak pozorujete křivku chyb/nálezů v auditech?

My si děláme interní analýzy, ze kterých vyplývá, že již máme několik univerzit, které to dokáží řídit centrálně, a pak tam ta chybovost v auditech bývá minimální. Ale je zde stále dost univerzit, kde fakulty mají dost velkou autonomii, dělají si to po svém a tam to bývá problematické.

A kolik odhadujete, že se chyb ani nenajde, protože se kontrolují jen vzorky. Kolik chyb takto u příjemců zůstává neodhalených, že tzv. spadnou pod stůl a po deseti letech jsou promlčeny?

U těch evropských si myslím, že se opravdu odhalí všechno, protože těch položek není tolik a výběrem vzorků se tam vždy ukáže, co bude špatně. Ten systém kontroly je opravdu propracovaný.

Jaké nálezy obvykle pro příjemce znamenají největší problém? Vyčíslila byste prosím nějaký konkrétní příklad z praxe?

Nálezy bývají nejvíce u osobních nákladů. Ale za celou mou praxi opravdu pouze ve dvou případech, že celé ty osobní náklady nebyly uznané, protože se ukázalo, že ti příjemci si vedou dvojí evidenci času. Jednalo se o podvod, byly to zrovna komerční firmy, které ty stejné hodiny prodávaly zákazníkům a zároveň je vykazovaly v rámci dotace. Jinak co se týká chyb v osobních nákladech, tak nezpůsobilý náklad vznikne třeba běžně okolo 10 000 Euro, když to někdo špatně spočítá nebo nepochopí tu metodu. Problém posledních let jsou i veřejné zakázky, dříve byla EK shovívavější, že menší věci se daly koupit bez výběrového řízení. Bohužel to už neplatí, neboť audity dělají auditoři, co mají praxi ze strukturálních fondů a odkazují na běžnou praxi, což znamená, že i v Horizon projektech by se mělo při nákupech postupovat shodně, jako jsou příjemci zvyklí v operačních programech a téměř vše soutěžit. Dřív to tak opravdu nebývalo, přinesli to ti auditoři ze strukturálních fondů a EK se to líbilo, byla s tím spokojená, a přiznám se, že ty nálezy jsou pak v těchto případech opravdu drsné, protože EK pak nechce uznat jediný nákup. Na to bych ráda upozornila čtenáře, aby na toto opravdu dávali pozor.

Všude se uvádí jako nejčastější chyby v personálních nákladech, Vy jste to potvrdila. Proč tyto chyby podle vás vznikají a jak by jim šlo předejít?

Chyby vznikají dílem kvůli složitosti výpočtu uznatelných osobních nákladů, kdy tzv. mandatorní vzorec pro výpočet vzniká na základě průsečíků praxí všech členských zemí EK a dále díky tomu, že mzdová účtárna musí při výpočtech primárně dodržet český Zákoník práce a nemůže každou část úvazku vědeckého pracovníka finančně ocenit jinou metodou. Je tedy velice důležité nepodcenit spolupráci mezi projektovým/finančním manažerem a mzdovou účtárnou.

Interexpert, která se tituluje jako auditorská a účetní kancelář. Ze zkušeností kolegů vím, že funguje i jako poradenská, že máte renomé, že vaše firma šíří osvětu. Jaký je tedy výčet služeb, které nabízíte?

U auditů dotací se snažíme poskytnout i poradenství, ověřujeme účetní závěrky a máme i sekci, která zpracovává mzdy pro mezinárodní organizace, to znamená mzdy, kde je velká náročnost na jurisdikci, kde je komunikace v angličtině a s firmami, které nevědí o českém Zákoníku práce nic. Dále vedeme i účetnictví pro organizace, které nebyly zřízeny za účelem podnikání, a pro menší spolky a nadace plníme mnohdy i funkci finančního manažera.

Od založení CZARMA, což je přibližně rok a půl, z různých setkání, workshopů a kulatých stolů vyplývá mimo jiné silná poptávka institucí po konzultantských službách stran zaměstnávání cizinců a celkově stran zahraničních mobilit zaměstnanců na českých institucích. Máte v portfoliu Vašich služeb i takové specifické služby?

Ano, vím, o čem mluvíte, vypátrat daňový domicil některých vědců není vůbec jednoduché. Takže ano, i s touto problematikou se na nás můžete obrátit.

Jak vypadají Vaši typičtí klienti a jak probíhá objednání Vašich služeb? Kontaktují Vás spíše na ad hoc bázi, na doporučení, nebo na základě dlouhodobé spolupráce. Vím, že např. s některými univerzitami máte dokonce rámcovou smlouvu.

Tam, kde univerzity přistoupí k rámcové smlouvě, tak to probíhají normální výběrová řízení, do kterých mi se řádně hlásíme, a poctivě podáváme nabídky. Tam, kde to není na smluvní bázi, tak nás většinou osloví hlavní řešitel a teď už je to většinou na doporučení.

Dle Národní soustavy povolání spravované Ministerstvem práce a sociálních věcí je duševní zátěž auditora (stejně jako projektového manažera) symbolicky označena třemi body ze čtyř. Tento třetí stupeň zátěže znamená významnou míru zdravotního rizika, kdy nelze vyloučit negativní vliv na zdraví pracovníků. Jak tedy Karolina Neuvirtová dočerpává baterky, aby v práci nevyhořela a aby ji i po letech bavila? Jste prý vášnivou lyžařkou a cyklistkou…

Pro mě je nejlepší prevencí vyhoření to, že žiju ve volném čase spolkovou činností. Úplně komicky jsem předsedkyní Cyklistického výboru v Teplicích nad Metují. Můj děda tam kdysi koupil stodolu určenou k demolici, on byl architekt, a tak ji v důchodu, aby se nenudil, přebudoval na chalupu. A tohleto městečko mě jako Pražačku (říkají mi Pražka) přijalo. A to stejné doporučuju i svým kolegům, aby i oni sami si vyzkoušeli nějakou neziskovou činnost. Máme třeba kolegu, který jednou za rok dostane od firmy Mattel Barie panenky, oběhne všechny návrháře a ti návrháři obléknou ty panenky a on je potom draží a vydražená částka pak putuje Klokánku na Praze 8. Jiný kolega zase trénuje malé fotbalisty a má s nimi veliké mezinárodní úspěchy.

 

Jste aktivní i v soukromém životě a vím také, že Vás nenechává chladnou, když se dějí nějaké nepřístojnosti nebo bezpráví. Stála jste s kolegy u zrodu petice proti developerskému projektu na Dobešce, obešla jste starousedlíky atd. Jak si myslíte, že je morální integrita důležitá pro výkon auditorského povolání obecně?

Myslím si, že morální integrita je pro toto zaměstnání základ. Když se rozhodnete tuto práci dělat, nemůžete mít povahu náchylnou k podvodu. Zároveň si myslím, že každá intelektuální profese má širší společenskou odpovědnost, proto jste mě potěšila, že jste zmínila právě Dobešku (prvorepubliková vilová čtvrť v Praze 4 – Braníků), protože já jsem o ní dokonce napsala knihu s názvem Šindelářova Dobeška. Na Dobešce je teď i mobilní hra pro děti, kde si děti mohou formou otázek zahrát Skryté příběhy. Tento koncept je po celé ČR a vždy se to váže k nějaké známé osobnosti a děti za správně zodpovězené otázky sbírají body, poznávají historii a učí se o méně známých místech zábavnou formou. Hra o Dobešce se jmenuje Šindelářův plán.

Vaše přednáška na loňském CZARMA workshopu s finanční tematikou v Liblicích měla velmi pozitivní ohlasy. Jaké jsou plány na rok 2024, jaká témata plánujete členům CZARMA zpřístupnit?

Zaprvé bychom se chtěli v rámci CZARMA zaměřit na ten kurz účetnictví pro projektové manažery. Co se týká tématu na dubnové setkání na zámku v Třešti, to si zatím s Lenkou Chvojkovou necháváme jako překvapení do dalšího čísla Newsletteru.

Karolino, CZARMA má k 1. 10. 2023 509 členů. Máte nyní jedinečnou příležitost jim něco neformálně sdělit, předat nějaké moudro, jaké to bude?

Mé moudro je ovlivněné zkušenostmi z roku 2023, kdy ke spoustě mým klientům přišly kontroly na účetnictví a na celý systém oběhu účetnictví a řízení dokladů. Prosím vás, nebojte se kontrolních orgánů, zkuste s nimi trochu polemizovat.